E-faktura, NemHandel og Peppol: sådan sender og modtager du

Hvad er en e-faktura?

En e-faktura er en faktura som struktureret data: hvert felt, fra fakturanummer og dato til hver linjes beløb og moms, står i et fast format, som modtagerens regnskabsprogram kan læse direkte. Formaterne er standardiserede. I Danmark har OIOUBL været standarden i mange år, og i Europa er det Peppol BIS Billing, som bygger på den fælles europæiske norm for e-fakturaer. Begge er varianter af det samme underliggende sprog, UBL.

Forskellen fra en PDF er, hvad modtageren kan gøre med den. En PDF skal åbnes, læses og tastes ind. En e-faktura lander i modtagerens system med leverandør, beløb, forfaldsdato og linjer på plads, klar til godkendelse og betaling. Det sparer tid i begge ender og fjerner tastefejl, og det er grunden til, at store og offentlige modtagere kræver den.

NemHandel og Peppol

En e-faktura sendes ikke som en mail til en adresse, du selv skriver. Den sendes gennem et netværk, der slår modtageren op på et registreret id og leverer dokumentet til modtagerens system. NemHandel er det danske netværk, drevet af Erhvervsstyrelsen, hvor danske virksomheder og offentlige myndigheder er registreret på deres CVR-nummer eller deres EAN-nummer. Peppol er det europæiske netværk med samme princip, som også danske modtagere i stigende grad er tilsluttet.

Afsender og modtager har hver deres adgangspunkt, en udbyder, der er koblet på netværket. Dit regnskabsprogram afleverer fakturaen til sit adgangspunkt, netværket finder modtagerens adgangspunkt, og det afleverer fakturaen i modtagerens system. Du behøver ikke vide, hvilket netværk modtageren er på: adgangspunktet slår det op og vælger. Modtagerens id er det, der skal være rigtigt.

Når kunden kræver e-faktura

Offentlige myndigheder i Danmark, fra kommuner og regioner til ministerier og offentlige institutioner, skal modtage fakturaer elektronisk og afviser fakturaer på papir og som PDF. De identificeres med et EAN-nummer, også kaldet GLN, et 13-cifret nummer, som den offentlige kunde oplyser ved bestillingen. Uden EAN-nummeret kan fakturaen ikke leveres, og uden levering bliver den ikke betalt. Spørg efter nummeret, før du sender, og skriv det på kunden i dit regnskabsprogram.

Private virksomheder kan modtage e-fakturaer på deres CVR-nummer, hvis de er registreret i NemHandel eller Peppol, og mange større virksomheder beder om det. Er kunden ikke registreret, sender du fakturaen som PDF på mail i stedet. Reglerne for offentlige betalinger ligger på virk.dk.

Send en e-faktura fra Veneti

1. 1

   Aktivér e-faktura under Integrationer

   Ejeren eller en administrator aktiverer e-faktura én gang. Virksomheden registreres på NemHandel og Peppol på sit CVR-nummer, så den både kan sende og modtage.

2. 2

   Sæt kundens e-faktura-adresse

   På kunden vælger du typen, CVR-nummer, EAN-nummer, SE-nummer eller P-nummer, og skriver nummeret. En offentlig kunde har altid et EAN-nummer.

3. 3

   Lav fakturaen

   Opret en kundefaktura som altid, med linjer, momskoder og betalingsbetingelser. Veneti nummererer den automatisk i samme nummerserie som dine øvrige fakturaer.

4. 4

   Vælg Send som e-faktura

   Før afsendelsen tjekker Veneti, at kundens adresse kan nås på netværket, og siger til, hvis den ikke kan. Så ved du det, før fakturaen er sendt, ikke en uge efter.

5. 5

   Send

   Veneti bygger dokumentet i Peppol BIS-formatet, afleverer det til adgangspunktet, og netværket leverer det, konverteret til OIOUBL, hvor modtageren kræver det. Fakturaen bogføres på Debitorer, og når betalingen kommer ind i banken, udlignes den mod fakturaen.

6. 6

   Kreditnotaer samme vej

   Skal en faktura krediteres, sendes kreditnotaen som e-faktura til samme adresse og i samme nummerserie.

Modtag e-fakturaer fra dine leverandører

Når e-faktura er aktiveret, kan dine leverandører sende til dit CVR-nummer, og fakturaerne lander direkte i kassekladden som leverandørfakturaer med leverandør, beløb, forfaldsdato og linjer læst fra dokumentet. Det originale XML-dokument gemmes ved siden af fakturaens PDF og følger med bilaget, når det bogføres, så den juridiske original altid er der.

Leverandøren får besked gennem netværket: at fakturaen er modtaget, igen når den er bogført, og at den er afvist, hvis du sletter den uden at bogføre den. Det er den kvittering, større leverandører forventer, og du behøver ikke gøre noget for at sende den. Fakturaen foreslås en konto og en momskode som enhver anden leverandørfaktura og står klar til at blive bogført og betalt. Siden E-faktura beskriver funktionen; vil du prøve den, så Kom i gang.

Spørgsmål