Skift regnskabsprogram uden at miste historikken

Hvornår giver det mening at skifte regnskabsprogram?

Det enkleste tidspunkt er ved et nyt regnskabsår: det gamle år er afsluttet, og primobalancen er entydig. Men du behøver ikke vente. Historikken flyttes postering for postering med sine regnskabsår, og banken tager over fra skiftedagen, så et skift midt i året fungerer på samme måde. Det afgørende er, at du bogfører det sidste færdigt i det gamle program, før du eksporterer: kladdelinjer, der ikke er bogført, flyttes aldrig.

Det, du får i Veneti, er den daglige bogføring gjort på forhånd: hver banklinje lander i kassekladden med forslag til konto og momskode, kundefakturaer sendes som PDF eller e-faktura, momsangivelsen beregnes felt for felt, og du kan spørge Luca om dine tal. Intet bogføres, før du trykker Bogfør.

Hvad skal med, når du skifter?

Uanset hvilket program du kommer fra, er det de samme fem ting, der skal med:

• Saldi pr. konto på skiftedagen: primobalancen, som alt nyt bygger videre på.
• Åbne poster hos debitorer og kreditorer: de fakturaer, der endnu ikke er betalt, så indbetalinger kan udlignes mod dem.
• Kunder og leverandører med betalingsbetingelser, e-mail, adresse og EAN-nummer.
• Historikken: hver bogført postering som et bilag i Veneti, med det gamle programs bilagsnummer i noten, så du altid kan slå tilbage.
• Bilagene: PDF-filer og billeder, enten hentet direkte fra det gamle program eller uploadet som filer.

Produkter følger ikke med. Varer og ydelser til kundefakturaen opretter du under Produkter, første gang du får brug for dem. Kladdelinjer, der ikke er bogført i det gamle program, flyttes heller ikke: bogfør eller slet dem, før du eksporterer.

To veje: vi flytter den, eller du gør det selv med Luca

Skriv til support@veneti.dk, og giv os adgang til dit gamle program. Så flytter vi hele bogføringen gratis inden for 48 timer, afstemt til øret: hver postering én gang på den rigtige konto med samme dato og beløb, saldi pr. konto som i det gamle programs egne tal, og de samme åbne poster. Gratis kræver ingen betalingsoplysninger, og den flyttede historik tæller ikke med i planens bilag.

Vil du hellere selv, vælger du at gøre det med Luca. Upload eksporten fra dit gamle program, så sætter Luca saldi, kunder og leverandører op sammen med dig. Luca forklarer og foreslår; det er dig, der godkender.

Flytningen sker ind i en virksomhed uden bogførte posteringer. Opret virksomheden, lad kontoplanen og momskoderne stå, som de er født, og vent med at bogføre, til flytningen er på plads.

Behold kontoplanen, eller skift til standardkontoplanen

Du vælger én af tre veje for kontoplanen, når du beder os flytte bogføringen. Behold kontoplanen fra dit gamle program 1:1, så kontonumre og kontonavne er de samme som før. Tag Venetis standardkontoplan, hvor hver konto fra dit gamle program kobles til en konto i standardplanen, og du godkender kontomapningen, før noget bliver indlæst. Eller tag standardkontoplanen med nogle få egne konti. Momskoderne er klar fra start uanset valget; standardkontoplanen er beskrevet i guiden til kontoplanen.

Banken tager over fra den dag, du skifter

Forbind banken via open banking: log ind med MitID i din egen netbank, vælg den konto, transaktionerne skal bogføres på, og sæt startdatoen til skiftedagen. Fra den dato kommer hver banklinje ind hver dag som en linje i kassekladden, og Veneti holder bankens saldo op mod bogføringen. Alt før datoen er den flyttede historik, så intet bogføres to gange, og bankafstemningen går op fra første dag.

Historikken tæller ikke med i planens bilag

Planerne måles på, hvor mange bilag du bogfører fremover, samlet over regnskabsåret: Gratis 5 pr. måned, Pro og Pro+ 100, Max 500. Den flyttede historik tæller ikke med, uanset hvor mange år og posteringer den rummer. Vælg derfor plan efter, hvor meget du bogfører fremover, og skift plan, når behovet ændrer sig. Der er ingen binding.

Sådan forløber et skift

1. 1

   Bogfør det sidste i det gamle program

   Afslut kladden, så eksporten er fuldstændig, og læg dig fast på skiftedagen: alt før den dag ligger i det gamle program, og fra den dag bogfører du i Veneti.

2. 2

   Eksportér

   Hent det gamle programs eksport af posteringer og stamdata, og tag bilagene med som filer eller ved at give adgang. Hvad du skal hente, står på siderne for e-conomic, Dinero og Billy.

3. 3

   Opret virksomheden i Veneti

   Virksomheden hentes fra CVR-registret, og kontoplan, momskoder og indbakke er klar fra start. Skriv til support@veneti.dk med eksporten og bilagene, eller giv os adgang til det gamle program.

4. 4

   Vi flytter og afstemmer inden for 48 timer

   Posteringer, kunder, leverandører, åbne poster og regnskabsår står i Veneti, afstemt til øret. Vent med at bogføre, til flytningen er på plads.

5. 5

   Forbind banken fra skiftedagen

   Log ind med MitID, vælg konto, og sæt skiftedagen som startdato. Banklinjerne fra den dag og frem kommer ind og bliver konteret.

6. 6

   Bogfør videre

   Gennemgå kassekladden, tryk Bogfør, og send fakturaer fra Veneti. Kom i gang.

Skift fra et bestemt program

• Skift fra e-conomicZip-filen fra Eksportér data, adgang til bilagene og afstemning konto for konto.
• Skift fra DineroPosteringer pr. regnskabsår som CSV og bilagene via Dropbox eller ét ad gangen.
• Skift fra BillyKontoplan, kontakter og posteringsjournal som CSV og backuppen med bilagene.

Spørgsmål