Bilag og bogføringsloven: hvad et bilag skal vise, og hvor længe det gemmes

Hvad et bilag skal vise

Et bilag er dokumentationen for en transaktion: beviset for, at den er sket, og for, hvad den bestod af. Bogføringsloven kræver, at hver registrering i bogføringen kan dokumenteres med et bilag, og at der er et kontrolspor: fra posteringen til bilaget og fra bilaget til posteringen. Et bilag skal som minimum gøre det muligt at se:

• Hvornår: datoen for transaktionen.
• Hvor meget: beløbet, og momsen for sig, hvis der er moms.
• Hvem: sælgeren eller modtageren, for en faktura med CVR-nummer.
• Hvad: hvad der er købt eller solgt, så posteringen kan konteres rigtigt.
• Hvordan: hvordan der er betalt, hvis det ikke fremgår af banken.

For momsfradrag stiller momsloven sine egne krav til fakturaen: den skal være udstedt til virksomheden og indeholde sælgers CVR-nummer, fakturanummer, dato, en beskrivelse af leverancen og momsbeløbet. Kasseboner og forenklede fakturaer accepteres op til en beløbsgrænse, som står på skat.dk. En kontoudtogslinje er ikke et bilag for et køb; den viser betalingen, ikke hvad der blev købt.

Nogle posteringer har intet dokument fra en anden part: en afskrivning, en periodisering, en omposteringsrettelse. Der er bilaget din egen forklaring, skrevet i bilagets beskrivelse eller som et notat sat på posteringen, så en læser om fire år kan se, hvorfor posteringen blev lavet.

Opbevaring i fem år

Hovedreglen i bogføringsloven er, at regnskabsmaterialet, bilagene medregnet, skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Et bilag fra marts 2026 i et selskab med kalenderårsregnskab skal altså gemmes til udgangen af 2031. Opbevaringen skal være betryggende: materialet må ikke gå tabt, og det skal kunne fremfindes og læses i hele perioden, også hvis virksomheden skifter regnskabsprogram eller lukker. De præcise regler og undtagelser står på erhvervsstyrelsen.dk.

Pligten er virksomhedens, ikke programmets. Den praktiske konsekvens er, at du skal kunne tage alle bilag med dig i en form, du kan åbne uden det program, de blev lavet i, og at du skal gøre det, før du lukker en konto eller skifter system.

Digitale bilag

Et digitalt bilag er lige så gyldigt som et på papir. En PDF-faktura, en e-faktura, et foto af en kassebon og en mail med en ordrebekræftelse er alle bilag, så længe oplysningerne kan læses, og bilaget gemmes sammen med posteringen. Du behøver ikke gemme papiret, når du har et læsbart digitalt eksemplar; det er den form, bogføringsloven forudsætter for digital bogføring.

Kravet, der følger med, er orden: et billede i en mappe på telefonen er et bilag, men det er ikke et kontrolspor. Bilaget skal kunne findes fra posteringen og posteringen fra bilaget, og det skal ligge, hvor det ikke slettes ved et uheld eller ved et telefonskift.

Bilaget følger posteringen i Veneti

I Veneti er bilaget en del af posteringen. Hver linje i kassekladden har en kolonne Fil, hvor dokumentet sidder, og bilagsnummeret, datoen, beløbet og beskrivelsen står ved siden af. Det er kontrolsporet i én linje. Når bilaget bogføres, følger filen med over i det bogførte materiale, hvor den ikke kan ændres eller fjernes, og hvor den kan åbnes fra Bogførte posteringer og fra hvert tal i rapporterne.

Et bilag, der blev bogført uden fil, kan få sin fil sat på bagefter, én gang. Filen kan aldrig udskiftes eller fjernes igen. Kundefakturaer laver Veneti selv som PDF og gemmer på samme måde, og en e-faktura gemmes med sit originale XML-dokument ved siden af PDF'en. Siden Kvitteringer og bilag beskriver, hvordan bilagene kommer ind.

Sådan får du bilagene ind

1. 1

   Send kvitteringer til virksomhedens egen adresse

   Virksomheden har sin egen indbakke til kvitteringer. Videresend en kvittering dertil, så finder den selv den banklinje, den hører til, og sætter sig på den.

2. 2

   Forbind Gmail eller Outlook

   Veneti henter kvitteringer fra din egen mail, så du slipper for at videresende. Det, der matcher en banklinje, sættes på.

3. 3

   Lad leverandørfakturaer komme ind af sig selv

   Leverandører sender til virksomhedens fakturaadresse eller som e-faktura. Fakturaen bliver et bilag i kassekladden med leverandør, beløb og forfaldsdato læst, klar til at blive bogført og betalt. Se Leverandørfakturaer.

4. 4

   Upload resten

   Et foto af en kassebon eller en PDF, du har liggende, trækker du ind på linjen i kassekladden eller sætter på et bogført bilag uden fil.

5. 5

   Skriv forklaringen på bilag uden dokument

   Afskrivninger, periodiseringer og rettelser får deres forklaring i beskrivelsen eller i en note på den bogførte postering. Noten kan tilføjes efter bogføringen.

6. 6

   Bogfør

   Et bilag med fil, dato, beløb, konto og modkonto er klar. Når det er bogført, er fil og postering låst sammen. Grundbegreberne står i Bogføring for begyndere.

Tag alle bilag med

Opbevaringspligten følger virksomheden, så du skal kunne tage alle bilag med dig. Under Download på Bogførte posteringer bestiller ejeren eller en administrator en eksport af alle bilag som zip-filer, eventuelt for en periode. Filerne ordnes efter regnskabsår og bilagsnummer, og hvert arkiv slutter med en oversigt, der for hvert bilag angiver nummer, dato, tekst, beløb, filens navn og dens SHA-256-kontrolsum, så arkivet kan kontrolleres mod bogføringen og mod sig selv. Bilagsnummeret er det, der binder filen til posteringen i SAF-T- og CSV-eksporten.

Eksporten bygges i baggrunden, kontrolleres fil for fil, før den tilbydes, og du får en mail, når den er klar; arkiverne kan hentes bag login i 14 dage. Den koster ingenting, og den er åben, også hvis abonnementet er sat på pause. Eksporten af selve bogføringen er beskrevet under Dataeksport. Vil du have bilagene til at sidde på posteringerne fra start, så Kom i gang.

Spørgsmål