Kontoplan: standardkontoplanen, og hvornår du tilføjer en konto

Hvad er en kontoplan?

En kontoplan er regnskabets ordbog. Hver konto har et nummer, et navn og en type, der siger, om den hører til resultatopgørelsen (indtægt eller omkostning) eller balancen (aktiv, egenkapital eller forpligtelse). Når du bogfører et køb, vælger du den konto, der beskriver, hvad du købte, og regnskabet summerer kontiene til Resultat og Balance. Jo mere konsekvent kontiene bruges, jo mere fortæller rapporterne.

Nummereringen er der af en grund. Konti med samme første ciffer hører sammen, så en rapport kan samle dem uden at kende hver enkelt, og du kan finde en konto ved at huske, hvor i planen den ligger. Det er ikke lovbestemt, hvordan din egen kontoplan ser ud. Indberetter du årsrapporten med en regnskabsfil i Regnskab Basis, oversættes dine konti til Erhvervsstyrelsens standardkontoplan, og den oversættelse sidder på hver konto som et standardkontonummer.

Standardkontoplanen

Venetis standardkontoplan følger den inddeling, danske bogholdere er vant til. Kontonumrene er femcifrede, og det første ciffer siger, hvor i regnskabet kontoen hører hjemme:

Nogle konti er systemkonti: regnskabsprogrammet bogfører selv på dem. Bankkontiene modtager banklinjerne, Debitorer modtager kundefakturaerne og Kreditorer leverandørfakturaerne, og momskontiene modtager den moms, momskoderne regner ud. De konti skal findes, og de skal have de roller, de har; derfor kan de hverken slettes eller omdøbes.

Momskoder på konti

Hver konto i Venetis standardkontoplan bærer en liste over de momskoder, der kan være rigtige på den, i rækkefølge efter, hvor sandsynlige de er, og en vejledning i, hvornår hver af dem gælder. Kontoen for IT softwareabonnementer siger for eksempel, at et dansk abonnement er K25, et abonnement fra en leverandør i EU er KY25-EU med omvendt betalingspligt, og et fra USA er KY25-UEU. Kontoen for forsikring siger "Ingen", fordi forsikring er uden moms.

Det er den vejledning, Veneti læser, når den foreslår momskoden på en banklinje eller en leverandørfaktura. Vælger du en anden konto, læses den kontos vejledning, og forslaget ændrer sig. Derfor er den rigtige konto også den rigtige moms, og en konto, du selv opretter i kontoplanen, har ingen vejledning, så momsforslaget springer den over; opretter du den gennem Luca, arver den vejledningen fra den nærmeste sammenlignelige konto. Hvordan momsen samles til angivelsen, står i guiden Momsangivelse og under Moms.

Hvornår du tilføjer en konto

Tilføj en konto, når et beløb skal kunne læses for sig i rapporterne, og ikke før. En kontoplan med for mange konti giver en lang rapport, hvor hvert tal er lille og ingen kigger. En kontoplan med for få gemmer det, du gerne ville have vidst. Gode grunde til en ny konto:

• Et nyt forretningsområde, hvis omsætning skal følges for sig: et andet produkt, en anden kundegruppe.
• En omkostning, du vil budgettere og følge op på: en bestemt leverandør, en bestemt type udgift.
• En anden momsbehandling end den, kontoen har i dag: salg til EU-kunder uden moms på sin egen konto, så rubrik B stemmer linje for linje.
• Et nyt aktiv eller en ny gæld, der skal stå i balancen: et lån, et depositum, en ny bankkonto.

Dårlige grunde er "et beløb passer ikke helt": brug den konto, der kommer tættest på, og skriv forklaringen i beskrivelsen. Og lad være med at bruge Diverse til alt; det er den konto, revisor spørger om først.

Sådan sætter Veneti den op

Når du opretter virksomheden, slås den op i CVR-registret, og Veneti foreslår en kontoplan efter selskabsform og branche: et anpartsselskab med rådgivning får standardkontoplanen, et holdingselskab får konti til kapitalandele og udbytte, en enkeltmandsvirksomhed får ejerens private hævninger og indskud i stedet for selskabskapital, og et softwareselskab eller en frisør får konti, der passer til deres salg. Du kan vælge en anden, og du kan vælge at starte med en helt egen kontoplan og lægge kontiene ind selv, én ad gangen eller fra en fil fra dit gamle program.

Kontoplanen er klar fra første login, med momskoder, momsvejledning og standardkontonumre på hver konto. De konti, der er født med virksomheden, er Venetis standardopsætning: de kan deaktiveres, hvis du ikke bruger dem, men ikke redigeres eller slettes, så det, der skal virke, bliver ved med at virke. Konti, du selv opretter, er dine og kan rettes frit. Hvad en konto er for en størrelse i det daglige, står i Bogføring for begyndere, og hvordan standardkontonumrene bruges, i guiden Årsrapport for ApS.

Tilføj en konto

1. 1

   Find det ledige nummer

   Åbn Kontoplan, og find den gruppe, kontoen hører til. Vælg et ledigt nummer inden for gruppen, så kontoen sorterer ind, hvor den hører hjemme.

2. 2

   Giv den navn og type

   Navnet skal sige, hvad der bogføres på kontoen, ikke hvem du købte det af. Typen og kategorien afgør, hvor kontoen står i Resultat eller Balance.

3. 3

   Sæt standardkontonummeret

   Vælg den konto i Erhvervsstyrelsens standardkontoplan, som din nye konto svarer til. Uden det kommer kontoens beløb ikke med i årsrapportens regnskabsfil.

4. 4

   Momsvejledningen

   Momsvejledningen kan ikke skrives i kontoplanen: en konto, du opretter her, har ingen, og momsforslaget springer den over. Opretter du kontoen gennem Luca, arver den vejledningen fra den nærmeste sammenlignelige konto.

5. 5

   Bogfør på den

   Kontoen kan bruges med det samme i kassekladden. Bogfør det første bilag, og se kontoen dukke op i Resultat eller Balance. Har du ikke en virksomhed i gang endnu, så Kom i gang.

Spørgsmål